自分の不具合対応記録 [vol.3] 資料を、整理整頓しないで1か所に、乱雑にため込んでいる。
私の最も苦手なことの１つに、「整理整頓」があります。
机回り、資料、PCのデスクトップやフォルダは、いつもモノがごちゃごちゃしてて、何か使いたいときは、まるで、昔流行った「ウォーリーを探せ」状態。
特に資料は、欲しい資料がすぐに出せず、仕事の効率にも影響が出ていました。
本やネットなどで、整理整頓のノウハウなどを見るけど、「いるもの・いらないもの」に、なかなか分別できなくて、とりあえず普段持ち歩く「ファイル」に綴じるか、机の上においてしまう。
後でまとめて片づけようと思いつつ、だんだん、机は、資料の要塞化・・・。
今回は、師走の大掃除シーズン真っ最中でもあるので、整理整頓のうち、主に「資料の取り扱い」について、不具合対応してみました。
◆状況
「資料の取り扱い」において、自分が起こしているトラブルは、主に以下のとおりです。
- 作業スペース、PCのファイル類、資料類など、いつもごちゃごちゃになっている。
- ワークファイルは満杯状態。
- 満杯の ワークファイルは、幅広タイプに移し替えて、持ち歩くファイルが大きくなる。
- 持ちきれなくなった資料は、机の上に積んでおく。
- たまに「整理整頓」しても、すぐに、また、乱雑な状態に戻る。
- 作業に追われていると、整理整頓する時間がもったいなく感じる。
- 「後で」「もう少ししたら」で、整理整頓は後回しにしておく。
- その結果、資料探しにあたふたして、作業効率が悪い。
- 欲しい資料を出そうと思うと、資料が見つからない。
- 過去の状況を聞かれた場合など、資料がすぐに提示できず、打合せを長引かせてしまう。
- 最新資料が曖昧になってしまい、最新状況を再確認しなくてはいけない。
- しかも、上司には言いにくいので、ばれないように、確認する。
- スケジュール上、作業開始しているはずが、実は、まだ、関係資料の確認に手間取っていることが多い。
◆原因(現状運用)
上記の各トラブルについて、原因を分析してみました。
資料の取り扱い方の現状運用です。
作業中の資料の場合
- 検討中、作業中、残作業状態、対応保留状態にものは、作業が完了していないので、すべて「検討中(ワーク)」ファイルに綴じておく。
- 「目に見えるところに出しておいたほうが、すぐに使えて効率的」といった気持ちで、机の上に置いておく
作業完了後の資料の場合
- 不具合等でまた使うかもしれないので、他の資料と同じファイルやカバンに入れて、もう少し手元に置いておく
- 数か月たったら、とりあえずもう使わないと思うので、手元から、机回りの、「空きスペース」に、とりあえず移動しておく
上記の行動の際、以下の「理由」がありました。
これらの「理由=自分の理屈」が、現実と違っていたため、いつも、資料を探すはめになっていました。
- 自分が、一番記憶できる場所に入れておけば、すぐ出せる （って、自分、記憶できる場所自体をわすれがちなのに）
- 使うものは、1か所にまとめておいておけば、すぐ使えて効率的
本音は、
- 一度、片づけてしまうと、次に必要になったとき、すぐに探し出せる自信がない（今までのしょっちゅう探し物をしている実績から・・・）
ので、片づけたくても、片づけられない状況を起こしていました。
◆解決案①と実施結果
上記のような、私のやらかしている様子を見た先輩が、資料の分類方法について、アドバイスしてくれました。
- 1か所にまとめておくにも、容量の限度があり、多すぎるとかえってわかりにくいので、分類したほうがよい
- ただし、「分類素人」が いきなり細かく分類しようとしてもかえって、分類に迷うので、まずは、３～４パターンぐらいがいいのではないか
- 資料は、「検討中」「正式版」「ボツ・過去資料」などのファイルに分類する
- 資料のカテゴリ、プロジェクトごとに、タグインデックスをつける
で、そのアドバイスを参考に、以下の分類基準で、まずは、今までためてあった資料を分類してみました。
- 検討中：現在作業中の関連資料、残作業項目(保留状態の作業も含む)の関連資料
- 正式版：プロジェクト完了状態の資料(納品物件状態の完成版）
- ボツ・過去資料：修正する前のNG資料、もう2度と使わない資料
う～～～ん、
作業自体をため込んでいる私の場合「検討中」に分類される資料が、圧倒的に多い・・・。
多少は、正式版、ボツ・過去資料に分けれたものの、あまり効果がなさそうな・・・。
でも、先輩に悪いし、上司の手前、整理整頓しているように見せないと、まずいだろうし・・・で、「とりあえず」3つのファイルへの分類をやってみることにしました。
上司や先輩からは、「最近、資料は、整理整頓できてる？」と聞かれるたびに、
「なんとか、整理整頓してます」
と、ちょっと曖昧な返事をして、その場を済ませていました。
(前回記事「自分の不具合対応記録 [vol.2] 自分の「ごまかし」を棚卸してみた - そろそろ「自分システム」の不具合対応をまじめにやってみようと思う」の、「自分のごまかしリスト」のNo５が発生していました。)
| No | 自分のごまかしの理屈・言動 | 現実（結果） |
|---|---|---|
| 5 | 資料、情報を、検討中、正式版、ボツに分類して、「検討中状態」をため込まない | すぐに、検討中にため込んで、数か月以上放置状態だが、上司には、分類しているように答える |
しばらくすると、「検討中」ファイルは、満杯状態に。
資料検索も、相変わらず、時間がかかってしまう点は、改善できませんでした。
この前の打ち合わせで、仕様確定版になった資料を見たいのに、その資料がぱっと出てこなくて、いらいらしてしまう。
確かに、「これから作業するための資料だから」ということで、検討中ファイルに入れたはずなのに。
なぜないんだ？といういら立ちばかりが・・・。
◆解決案②と実施結果
またまた、あたふたしている私の様子を見て、先輩から、
「資料の分類の定義、守れてる？」
と声かけられました。私は、前述の分類の定義を話し、
「分類はしてるけど、検討ファイルに一杯たまってしまう」
ことを伝えました。
先輩から、
「その分類の定義、おかしくない？」
と、指摘が・・・。
先輩のアドバイスに基づいて、資料の分類の定義をしなおしました。
（赤字部分が、解決案①のときと大きく変わる部分です）
- 検討中：現在「検討中」「作成途中」の資料のみを綴じる。
- 作業中のプロジェクトでも、仕様確定した資料は、正式版に移す。
- 保留状態の作業の関連資料は、いったん「ボツ・過去資料」ファイルに移す。
- 仕様検討中・資料作成途中のものが入っているので、製造（コーディング）時は、ここの情報を当てにしてはだめ。
- 正式版：仕様が確定した資料を綴じる。
- コーディングなどは、この「正式版」に入っている資料を見ながら、作業する。
- プロジェクトがすべて完了した場合、最終資料は、下記の納品版に移動する。
- ボツ・過去資料：修正する前のNG資料、現状しばらく使わない資料、対応保留中（残作業にずっと残っていて、上司との相談して保留中のもの）を綴じる。
- 対応保留中の作業が、再度復活したら、「検討中」ファイルに差し戻す。
- NG資料は、本来廃棄してもいいが、もし、過去のNG理由などを再確認したい場合を考慮して、一定期間保存する。
- 本当に使わないことが確定したら、このファイルから抜いて廃棄する。
- 納品版：プロジェクト完了状態の資料(納品物件状態の完成版）。
- 客先に渡したものの控えや仕様確定の最終版のもの。
- プロジェクト、フェーズごとにファイリングして、納品版保管場所で、管理する。
- 客先からの問い合わせ、仕様追加などの依頼があった場合、この納品版の情報を確認する。
- 客先に最終納品したものと同じ資料が入っているはず。
上記の定義により、正式版、ボツ・過去資料、納品版への分類ができるようになり、「検討中」に該当する資料が、一気に減りました。
私の、最初の分類の定義が間違っていて、「実際は、分類にならない基準」を設定していたため、先輩のアドバイスが活用できていませんでした。
◆今後の課題
解決案②のおかげで、以前に比べ、資料は整理できるようになってきました。
しかし、まだ、以下の課題が残っています。
- 定期的な資料の状態チェックの徹底化
- 作業に追われると、まだ、たまに、検討中に入れたままになっている資料があるので、もう少し、意識を保つ必要がある
- 「ボツ・過去資料」の整理整頓
- ボツ・過去資料に分類した、作業保留状態の残作業分の資料が膨大にあるので、残作業を早く片付ける、残作業の優先順位や要・不要の検討を行い、本当に不要の資料を、廃棄するなどを行い、机回りにある古い資料類を片づける
あと、今はやりの「ペーパーレス」化も、検討する部分がありそうです。
ただ、「紙」資料が持つ、「机に並べて一見しやすい」「その場で書き込み可能」「手書きの自由度が高い」「PC等のシステム、ネットワーク状況に左右されにくい」などのメリットを考えると、なかなか、紙も手放せないかなと。
ペーパーレス化を意識しつつ、「紙」資料の整理整頓を、まだ改善したいとおもいます。
