自分の不具合対応記録 [vol.1]「報告」をしない（前編）
私は、報告書を書いたり、報告することが苦痛で、自ら、上司に作業報告をすることは、ほとんどありません。
そのため、いつも上司に、報告してないことを注意されます。
注意されると、2、3日は、報告しますが、またすぐに、報告しなくなり、上司に注意を受ける・・・の繰り返しです。
報告しないといけないという気持ちはあるのですが、「報告」をさぼってしまう。
なぜ、自分は、報告書を書く、報告することが苦痛なのか自問してみました。
状況(現状運用)
「報告」において、自分が起こしているトラブルは、主に以下のとおりです。
- 自分から、報告をしない。
- 上司から、報告内容が、わかりにくいと言われる。
- 報告書の書き直し、報告のしなおしに時間がかかり、他の作業が遅れる。
また、上司からの注意点は以下の通り
・「報告」がルーチンワーク化されていない→定期的な作業報告をしてこない
・今の作業のことしか話をしない
これまでの経緯、今後の予定を考慮していない
担当しているプロジェクト全体の状況を報告しない
・上司(聞き手)が知りたい情報から報告してもらえない
・言葉の定義が曖昧で、報告者と聞き手との間で、認識のずれが発生し、もめることになる
・主観的な言い方でごまかし、客観的な数字での報告がなく、正確な状況が掴めない
・自分自身が、状況をよく整理しないで、いきなり思いついたことを話すので、話が支離滅裂になっている。
原因
上記の各トラブルについて、原因を分析してみました。
まず、自分の普段の作業の流れ（運用）を、チェックしてみました。
1.始業時
(1) メールチェック
返信が必要な用件へ、メール返信する
顧客からの問い合わせなどが入っている場合は、顧客対応優先で、顧客に連絡を取る（不具合発生時なら状況確認、システムの使い方等の質問なら、回答文作成などを行います）
(2) 昨日の作業の続きを行うため、関連書類を机に出して、作成途中のExcelファイル開いて、作業開始
(3) 作業が遅れているので、とにかく、早くやらないといけないと思い、午前中とにかく資料作成・修正を行う
2.昼
(1) 昼食時間→食事
(2) 食事後、メールチェック
メールチェック対応は、始業時と同じ
(3) 午後の作業開始
(4) 基本的に、午前中の作業の続き
(5) 遅れがある場合がほとんどなので、とりあえず作業の続きを始める
3.終業時
(1) メールチェック
メールチェック対応は、始業時と同じ
(2) 定時内で作業が終了しないため、とりあえずもう少しやってから帰ろうと思い、そのまま作業を継続する
(3) 2～3時間残業したあと、退社準備と、メールチェック
メールチェック対応は、始業時と同じ
(4)退社
4.帰宅後
(1) 自宅に持ち帰り可能な資料の場合は、夕食後、作業の続きを始める
(2) 1～2時間ぐらい自宅で作業する。
上記のような作業を数日間行っていると、上司から、以下の注意を受けてしまう
- 報告のルールを守っていないのはなぜか
- 昨日までの状況は、どうなっているか
上記の自分の普段の作業の流れを見て、以下のことに気づきました。
1.自分の作業は「とりあえず」から始めることが多い
2.いきなり、前日使用した資料、ファイルを見て作業に入る
3.メールチェックは頻繁に行っている
4.受信したメール内容によって、その日の作業がすぐに変更になる
(1) 「メールへの対応は、すぐに終わるから」と、誰にも報告・相談しないで、もともと予定していた作業よりもメールへの対応を優先的に行う
(2) 常に作業が遅れている状態である
自分の報告のトラブルの原因を考えてみました。
1.「自分から、報告をしない」件について
(1) 報告できる成果をあげていない
・もう少しやって、成果をあげてから報告しようと思い、そのまま作業を継続するものの、思ったような成果にならず、報告をスルーしてしまう
(2) 作業が遅れているため、報告の時間を割きたくない。
・報告のたびに、「報告」がうまくできず、上司に注意を受けるため、時間がかかる。
・その結果、「報告すると作業が遅れる」という間違った理屈になり、報告を後回しにする。
2.「上司から、報告内容が、わかりにくいと言われる」件
(1) 口頭での報告時、自分の言いたいことを一方的にいってしまい、相手にとって、今何を聞きたいかの気持ちを無視している
(2) うまくいったことは自慢したくなり、うまくいかないことは、無かったことにしたい気持ちがある。
(3) 進捗率、遅れの日数、作業の精度などを、数値化しない（できない）ので、自分の主観で状況を話す。そのため、相手の認識と、自分の現実とがずれている。
(4) 部分的な話となり、話がまだら状態で、他人は、状況をイメージができない
(5) 上司に、状況報告を催促されてから、報告書を書いたり、口頭で報告する。
その結果、その場の思い付きの話を、後先考えずに言ってしまい、後々、つじつまが合わなくなってくる。
(6) 上司にきかれてから、ざっと資料を見ただけで、ほぼ思い付きで、質問に答える」
3.「報告書の書き直し、報告のしなおしに時間がかかり、他の作業が遅れる」件
(1) 報告書のかき直しを繰り返しているので、実務の作業時間がなくなり、プロジェクトの遅れが拡大する。
解決策（案）
次回で、解決策の検討→実証の様子を、書いていこうと思います。
